La digitalisation a pris le pouvoir et seules les entreprises promptes à s’adapter aux nouvelles contraintes pourront résister. Désormais, chaque entrepreneur moderne devra ajouter dans sa mallette à outils, la signature numérique. Eh oui, vous l’aurez compris, la signature manuscrite s’effrite petit à petit pour laisser place à la signature électronique. À titre illustratif, le leader mondial spécialisé en signature électronique la firme européenne Yousign.com a doublé ses chiffres en quelques mois. Qu’est-ce qui explique un tel phénomène réponse dans ce guide.
Qu’est-ce-que c’est qu’une signature électronique
Par signature numérique, il faut comprendre une suite de caractères correspondant à un signataire précis et à un fichier spécifique. Ce principe n’a de sens que s’il s’adosse sur la cryptologie qui renvoie à la science du secret. C’est cette dernière, qui permet d’assurer la sécurisation de la signature, vous remarquerez qu’une signature numérique n’est pas obligée d’être visible sur le document.
Signature numérique et signature traditionnelle : la différence
Si pour une signature manuscrite vous n’avez besoin que d’un stylo, d’un document et d’un geste personnel ? Il n’en n’est pas de même pour la signature numérique. En effet, en plus d’un document, elle nécessite surtout un outil de signature, de même qu’un code secret. Outre la différence d’outils, la signature électronique permet de formaliser le consentement du signataire d’un document devant être approuvé. Nonobstant ces légères différences d’un point de vue formel, elles conservent toutes deux, la même valeur probante.
La signature électronique comment ça marche ?
Vous devez faire appel à un prestataire de service de signature électronique, et qui de mieux que Yousign.com pour vous accompagner lors de toutes les étapes de la procédure ? Ce géant Européen de la signature numérique mettra à votre disposition, un espace sécurisé pour que toutes vos opérations s’effectuent sans le moindre souci. Avec Yousign.com utiliser une signature électronique n’exige que ces quelques étapes :
Faire un clic sur le lien d’accès envoyé dans votre boîte électronique;
La prise de connaissance du document électronique;
Effectuer la signature après avoir reçu un code de sécurité via SMS.
Signature numérique : les principaux avantages
La liste des avantages n’est pas exhaustive, voilà pourquoi nous en avons choisi les 3 principaux.
Une sécurité plus renforcée : toute signature dispose d’un cachet d’inviolabilité à travers un horodatage. dans un monde en proie à la cybercriminalité, il faut bien protéger sa PME.
Baisse des coûts : finis les frais liés à l’impression, l’archivage et l’acheminement des documents ;
Un gain de temps considérable : les documents sont désormais suivis en temps réel. Il existe aussi des notifications pour signer avant l’arrivée des échéances. Entre l’envoi et le retour, vous gagnez un temps précieux.
Soucieuse de ses dossiers privés, chaque entreprise doit mettre en place un dispositif de sécurisation des données chiffrées. Cette mesure essentielle réduit les éventuels risques de perte, de vol et de cyberattaque informatique. Diverses solutions à la pointe de la technologie sont proposées au profit des entreprises, permettant ainsi une sécurisation optimale des dossiers importants. Zoom sur le sujet !
Adopter une stratégie de protection des données informatiques
Les données importantes d’une entreprise peuvent être exposées à divers dangers. Cela inclut les mauvaises manipulations, les virus, les cyberattaques et les sinistres (incendie, vol…). Dans tous les cas, les dossiers importants doivent être protégés afin d’éviter une utilisation malveillante des données.
Créer un mot de passe complexe
Supposons que votre entreprise traite des données chiffrées importantes sur un projet de grande envergure. Par exemple, imaginons que votre travail consiste à effectuer des devis et des factures au nom d’un ou de plusieurs clients importants. Pour mener à bien cette tâche, vous pouvez par exemple utiliser un logiciel de devis gratuit récupérable sur les plateformes en ligne spécialisées et qui traitera les données chiffrées confidentielles sur votre ordinateur professionnel.
Cependant, imaginez que votre ordinateur ne soit pas protégé par un mot de passe assez compliqué et que les données tombent entre les mains de personnes malveillantes ou d’une société rivale. Ce schéma n’est pas un cas isolé. La preuve, même les grandes sociétés peuvent être confrontées à ce genre de problème informatique. C’est pourquoi il est essentiel, voire impératif, de protéger chaque ordinateur de l’entreprise en créant des mots de passe complexes pour éviter le risque de piratage.
Installer des logiciels de protection efficaces
Les logiciels de protection doivent être une priorité pour les pôles maintenance et informatique de votre entreprise. L’idée est de choisir un outil de qualité et performant qui sera installé sur chaque ordinateur. Antivirus, antispyware, antimalware… Plusieurs alternatives s’offrent à vous.
Une chose est sûre : ces logiciels préserveront vos données (dont les factures et devis) des dangers externes que l’on peut rencontrer via internet ou les périphériques utilisés.
Contrôler l’utilisation du réseau
Vous avez le droit de contrôler l’usage du réseau internet de vos employés. En effet, il n’est pas rare que des entreprises limitent l’accès aux sites web à risque. Certaines interdisent même toute forme de téléchargement qui ne relève pas du domaine de travail de l’employé.
Ce contrôle du réseau s’avère particulièrement nécessaire si vous conservez des informations strictement confidentielles qui ne doivent en aucun cas être dévoilées.
Toutefois, les employés concernés par cette restriction doivent être informés de cette politique de contrôle du réseau, et ce, pour éviter les malentendus. N’hésitez pas non plus à sensibiliser votre personnel sur l’importance de la protection des données.
Mettre en place un système de contrôle physique des accès
Toutes les entrées et les sorties dans le local de la société doivent être contrôlées et enregistrées à l’aide d’un système de surveillance performant. Là encore, de multiples possibilités s’offrent à vous.
Investir dans la vidéosurveillance
Les systèmes de vidéosurveillance permettent d’enregistrer tous les mouvements ainsi que les va-et-vient au sein de la société. On peut aussi s’en servir pour identifier de manière efficace les tentatives de piratage et/ou de vol.
L’astuce est d’installer une caméra dans toutes les pièces importantes, surtout celles qui renferment les data. Ainsi, aucune personne ne sera à l’abri de la vidéosurveillance, de jour comme de nuit.
Noter les entrées et les sorties dans vos locaux
Votre entreprise emploie plus d’une cinquantaine de personnes ? Pour sécuriser au mieux vos données chiffrées, mieux vaut noter l’arrivée et la sortie de chacun de vos collaborateurs. Pour ce faire, utilisez une pointeuse. Notons que ce dispositif relève avant tout de l’organisation du personnel.
Aussi appelée badgeuse, la pointeuse se révèle très utile pour renforcer la sécurité des dossiers importants et des données chiffrées au sein de l’entreprise. En effet, à l’aide de ces badges biométriques, vous aurez un aperçu global et détaillé des mouvements de tous vos salariés.
Recourir aux services d’une agence de gardiennage
Toute société n’est jamais à l’abri des vols ainsi que des différentes tentatives d’effraction. Le seul moyen de ne pas être entièrement exposé est de prévenir cette situation à l’aide de différentes stratégies. Les services de gardiennage peuvent être nécessaires pour protéger les lieux et surtout le matériel. Ce service est particulièrement indispensable la nuit, voire juste après les heures de travail.
Créer un système de sauvegarde
Si l’on veut que l’entreprise prospère sur tous les plans, il est impératif de prévoir les meilleurs comme les pires scénarios. Afin d’avoir un contrôle complet sur les données émises par la société, il faut penser à un système de sauvegarde. Voici quelques exemples.
Le stockage des données sur un disque dur externe
Tous les fichiers lourds doivent être copiés et stockés sur un disque dur externe. Celui-ci ne doit être fourni à aucun tiers et sera conservé dans un lieu sûr, loin des regards des employés ou des partenaires/associés. Autrement dit, l’employeur sera le seul détenteur des matériels informatiques de sauvegarde. Vous aurez donc la lourde responsabilité de sécuriser les données importantes concernant votre entreprise et ses clients.
L’utilisation de clés USB
Les clés USB arborent le même principe de fonctionnement que les disques durs externes. La seule différence est qu’elles disposent de moins d’espace de stockage. En effet, si vous avez besoin de placer un dossier ou un fichier dans un lieu sûr, vous pouvez l’enregistrer sur votre clé USB.
Par contre, pour les données essentielles, qui sont assez volumineuses, il est conseillé d’utiliser un disque dur avec une capacité de stockage plus élevée.
Acheter un ordinateur dédié uniquement à la sauvegarde
Ce système est adopté par plusieurs entreprises travaillant sur des données chiffrées importantes et de grande taille. En effet, en investissant dans un ordinateur uniquement dédié à la sauvegarde, vous permettez un stockage plus étendu des informations.
Cette stratégie est de loin la plus efficace en termes de stockage de données. Toutefois, elle est soumise à certains prérequis. Par exemple, vous devez installer des dispositifs de protection très performants sur cet ordinateur. Il faudra aussi penser à un maximum de protection contre les crashs et les pannes.
Petites entreprises, grandes menaces : restez informés, restez protégés
