Vous pouvez être amené, pour diverses raisons, à devoir expédier par voie postale un courrier important sur lequel vous voulez garder un œil durant son acheminement. Il peut s’agir par exemple de contrats, de réponses à des appels d’offre, de lettres de règlement, etc. Nous allons voir quelles sont les solutions qui s’offrent à vous et quels sont leurs caractéristiques et avantages respectifs.
Le courrier simple
On entend par là écopli, lettre verte ou lettre prioritaire. Si cette solution est la plus économique, ce n’est pas pour autant la plus sécurisée. En effet, à moins d’attendre un signalement direct par son correspondant, il n’est pas possible de savoir si celui-ci a bien reçu le pli. En l’absence prolongée de réponse, cela peut être problématique.
La lettre recommandée avec accusé de réception
Cette formule présente plusieurs avantages. Elle permet de garantir le contenu grâce à trois niveaux possibles de recommandation, et d’être certain que le correspondant a bien reçu le pli grâce au retour de l’accusé de réception signé par ce dernier. Ceci justifie que le recommandé avec accusé de réception, malgré son léger surcoût, est plus utilisé que son homologue sans accusé de réception. La lettre recommandée avec accusé de réception doit notamment être choisie si des considérations d’ordre juridique l’imposent. Dans d’autres circonstances, il peut toutefois s’avérer préférable d’en faire l’économie.
Un bon compromis : la lettre suivie
La lettre suivie, selon l’importance des documents que vous envoyez, peut constituer un parfait compromis entre les deux formules présentées ci-dessus. Si le contenu ne représente pas une valeur poussée (pécuniaire ou juridique) mais n’est tout de même pas anodin, c’est la solution vers laquelle on pourra se tourner, pour des expéditions vers la France ou vers l’international. Comme son nom l’indique, elle permet, grâce à un code, de suivre son envoi durant les différentes étapes depuis le dépôt en bureau de poste jusqu’à la distribution chez le destinataire.
Point important : le volume du pli
Il existe différentes manières d’attribuer le caractère « suivi » à un envoi, la meilleure sera entre autres fonction du volume des documents à expédier. On peut, si celui-ci le permet, utiliser une enveloppe affranchie selon les tarifs standard, sur laquelle on apposera une étiquette payante « suivi » munie d’un code qui sera scanné à chaque étape (on peut également acheter en bureau de poste des enveloppes de lettres suivies prépayées, à l’unité ou en lot).
Quoi qu’il en soit, pour tous les volumes, nous conseillons encore le choix optimal : pour plus de confort et d’économies, ne pas hésiter à recourir à des solutions comme les emballages lettre suivie embaleo. Par leurs formats divers et modulables, ils vous permettront aussi d’envoyer des dossiers entiers voire des objets (dans la limite d’une épaisseur de 3 cm, emballage compris – au-delà, choisir la formule colis).
